Case study: manutenzione HVAC audit-ready in stabilimento alimentare (provincia di Vicenza)

Il contesto

Settore: lavorazione e confezionamento prodotti alimentari refrigerati
Certificazione: BRC Food (oggi BRCGS Food Safety)
Localizzazione: provincia di Vicenza, Veneto
Impianto: 6 zone climatizzate con diffusori tessili, circa 180 metri lineari totali
Problema di partenza: rilievi ricorrenti sulla documentazione manutenzione HVAC in audit annuali

Tre anni di osservazioni sullo stesso punto

Ogni anno, alla stessa voce del rapporto di audit, compariva una variante dello stesso testo:

“La documentazione relativa alla manutenzione e sanificazione dell’impianto di ventilazione non è sufficiente a dimostrare l’efficacia del trattamento. In particolare, non sono disponibili analisi microbiologiche post-trattamento né schede di processo per i componenti tessili dell’impianto.”

La risposta della direzione era sempre la stessa: affidare l’intervento dell’anno successivo alla stessa lavanderia industriale locale, chiedendo più documentazione. La lavanderia aggiungeva qualcosa, ma l’essenziale mancava ancora, perché quello che mancava (analisi microbiologiche di laboratorio accreditato ACCREDIA, tracciabilità per pezzo, schede di processo) non è il mestiere di una lavanderia.

La situazione prima che ci chiamassero:

• I diffusori tessili venivano mandati ogni anno alla lavanderia industriale
• La lavanderia emetteva una nota di consegna senza parametri di processo
• Nessuna analisi microbiologica PRE o POST lavaggio
• Nessuna tracciabilità per singolo pezzo
• Il responsabile qualità passava 2-3 giorni prima di ogni audit a cercare documentazione che non esisteva

Il contatto e il sopralluogo tecnico

Il responsabile qualità ha contattato Accurava a fine 2023, circa otto settimane prima dell’audit annuale. La finestra era stretta ma sufficiente.

Durante il sopralluogo tecnico gratuito, il team Accurava ha rilevato:

1. Configurazione impianto: 6 zone, 28 sezioni di diffusore tessile, lunghezza media 6,4 metri per sezione
2. Stato dei diffusori: accumulo di polveri visibile in 4 zone su 6; una sezione con deformazione parziale da cicli di lavaggio con parametri sbagliati
3. Documentazione esistente: 3 note di consegna lavanderia degli ultimi 3 anni, nessun parametro tecnico, nessuna analisi
4. Gap documentale: assenza totale di analisi microbiologiche, tracciabilità per pezzo e schede di processo

Piano proposto: intervento completo MM54.b entro 4 settimane, con fascicolo audit-ready pronto almeno 3 settimane prima dell’audit.

L’intervento: metodo MM54.b su 28 sezioni

Identificazione e campionamento PRE-lavaggio

I tecnici Accurava hanno smontato le 28 sezioni in 2 giorni, assegnando a ciascuna un codice univoco (A1-A28) registrato in database con la posizione nell’impianto e le misure. Non è overhead burocratico: è ciò che permette di reinstallare ogni sezione al posto giusto e di produrre la tracciabilità che l’auditor cercherà.

Da 8 sezioni rappresentative sono stati prelevati campioni per l’analisi microbiologica PRE-lavaggio.

Risultati PRE-lavaggio:
– Carica batterica totale: da 2,4×10⁴ UFC/cm² (zone più contaminate) a 3,2×10² (meno contaminate)
– Muffe rilevate in 3 sezioni nelle zone con umidità più alta
– Nessun patogeno specifico, ma livelli superiori alle soglie di comfort per settore alimentare

Lavaggio MM54.b

Parametri di processo registrati nella scheda lotto:
– Pre-lavaggio meccanico: 38°C, pressione 2,5 bar
– Detergente specifico per tessuti tecnici HVAC: 3% in volume, 40°C, 20 minuti
– Sanificazione con quaternario d’ammonio (QAC): 0,5% in volume, 35°C, 15 minuti di contatto
– Asciugatura: aria calda forzata a 60°C fino a umidità residua < 3%
– Confezionamento: singolo in busta sigillata con etichetta codice pezzo

Campionamento POST-lavaggio

Campioni POST prelevati dagli stessi 8 punti, analizzati dallo stesso laboratorio accreditato ACCREDIA.

Risultati POST-lavaggio:
– Carica batterica totale: < 10 UFC/cm² su tutte le sezioni campionate
– Muffe: non rilevate
– Riduzione della carica batterica coerente con i criteri del “Ciclo di disinfezione diffusori in tessuto”, verificata dal confronto PRE/POST di laboratorio accreditato ACCREDIA

Il fascicolo consegnato prima dell’audit

Tre settimane prima dell’audit BRC, il responsabile qualità aveva in mano:

• Dichiarazione di lavaggio e sanificazione MM54.b — firmata, con data, metodo, agenti, parametri
• Report analisi di laboratorio accreditato ACCREDIA — PRE e POST per 8 sezioni rappresentative
• Registro intervento — 28 sezioni identificate, date di smontaggio e rimontaggio, operatori
• Scheda di processo — parametri di ogni fase del lavaggio per il lotto
• Database misure — posizione e codice di ogni sezione nell’impianto

Totale: una cartella digitale con 5 documenti, strutturati per coprire le voci HVAC degli audit BRC.

Il risultato in audit

Esito: nessun rilievo sulla manutenzione HVAC per la prima volta in quattro anni.

L’auditor ha esaminato il fascicolo e ha chiuso il punto HVAC in dodici minuti, senza domande aggiuntive.

Feedback del responsabile qualità (parafrasato, identità protetta):

“Prima passavo tre giorni a cercare documentazione che non trovavo. Quest’anno ho aperto una cartella e ho risposto a tutto in un quarto d’ora. Non sapevo che fosse possibile avere questa documentazione — avevo sempre pensato che i diffusori si lavassero e basta.”

Le tre cose che abbiamo imparato da questo caso

1. Il rilievo ricorrente indica un difetto di processo. Tre anni sullo stesso punto significano che il sistema di manutenzione HVAC non era progettato per produrre la documentazione richiesta. Il punto decisivo è la gestione del fornitore, prima ancora della risposta all’auditor.

2. La transizione dalla lavanderia al lavaggio validato non richiede mesi. In questo caso, dal sopralluogo al fascicolo completo sono passate 4 settimane. La documentazione pregressa (o la sua assenza) non è un ostacolo: si riparte dal punto in cui si è.

3. Il costo del lavaggio validato si misura anche in tempo liberato. 2-3 giorni di ricerca documentale prima di ogni audit, moltiplicati per gli anni di rilievi, sono un costo reale che non appare in nessuna voce di bilancio ma che qualcuno paga ogni anno.

Hai una situazione simile?

Se gestisci un impianto con diffusori tessili in settore alimentare e hai rilievi ricorrenti sulla documentazione HVAC, o semplicemente non hai ancora la documentazione e vuoi arrivarci prima che la chieda l’auditor, possiamo aiutarti.

Il percorso inizia con un sopralluogo tecnico gratuito: rilevamento, gap analysis documentale e piano d’intervento. Senza impegno.

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Fonti e approfondimenti

• BRCGS Food Safety Standard
• Laboratori accreditati ACCREDIA