Case study: uno stabilimento alimentare BRC in provincia di Vicenza chiude 3 anni di rilievi ricorrenti sulla documentazione HVAC con il metodo MM54.b....
Uno stabilimento alimentare in provincia di Vicenza, certificato BRC, ha chiuso tre anni di rilievi ricorrenti sulla documentazione HVAC adottando il metodo proprietario di lavaggio validato MM54.b. Con un fascicolo audit-ready e un metodo di lavaggio la cui efficacia è validata in laboratorio, la manutenzione dei diffusori tessili è diventata tracciabile e pronta per l’audit.
Tre anni di rilievi consecutivi in audit BRC sullo stesso punto. Non gravi abbastanza da sospendere la certificazione, ma abbastanza da far capire che c’era qualcosa di strutturalmente sbagliato nel modo in cui veniva gestita la manutenzione degli impianti HVAC.
Questa è la storia di uno stabilimento di lavorazione e confezionamento di prodotti alimentari refrigerati in provincia di Vicenza, in Veneto. I dati aziendali sono stati anonimizzati su richiesta del cliente. I KPI e i dettagli tecnici sono reali e verificabili.
Settore: lavorazione e confezionamento prodotti alimentari refrigerati
Certificazione: BRC Food (oggi BRCGS Food Safety)
Localizzazione: provincia di Vicenza, Veneto
Impianto: 6 zone climatizzate con diffusori tessili, circa 180 metri lineari totali
Problema di partenza: rilievi ricorrenti sulla documentazione manutenzione HVAC in audit annuali
Ogni anno, alla stessa voce del rapporto di audit, compariva una variante dello stesso testo:
“La documentazione relativa alla manutenzione e sanificazione dell’impianto di ventilazione non è sufficiente a dimostrare l’efficacia del trattamento. In particolare, non sono disponibili analisi microbiologiche post-trattamento né schede di processo per i componenti tessili dell’impianto.”
La risposta della direzione era sempre la stessa: affidare l’intervento dell’anno successivo alla stessa lavanderia industriale locale, chiedendo più documentazione. La lavanderia aggiungeva qualcosa, ma l’essenziale mancava ancora, perché quello che mancava (analisi microbiologiche di laboratorio accreditato ACCREDIA, tracciabilità per pezzo, schede di processo) non è il mestiere di una lavanderia.
La situazione prima che ci chiamassero:
Il responsabile qualità ha contattato Accurava a fine 2023, circa otto settimane prima dell’audit annuale. La finestra era stretta ma sufficiente.
Durante il sopralluogo tecnico gratuito, il team Accurava ha rilevato:
Piano proposto: intervento completo MM54.b entro 4 settimane, con fascicolo audit-ready pronto almeno 3 settimane prima dell’audit.
I tecnici Accurava hanno smontato le 28 sezioni in 2 giorni, assegnando a ciascuna un codice univoco (A1-A28) registrato in database con la posizione nell’impianto e le misure. Non è overhead burocratico: è ciò che permette di reinstallare ogni sezione al posto giusto e di produrre la tracciabilità che l’auditor cercherà.
Ogni sezione è stata trattata con il metodo proprietario di lavaggio validato MM54.b: un ciclo controllato in cui ogni fase viene eseguita a parametri prestabiliti e registrata nella scheda lotto. I valori operativi del metodo (agenti, concentrazioni, temperature e tempi) sono riservati e validati, documentati nel fascicolo consegnato al cliente e non divulgati pubblicamente.
Le fasi del ciclo:
L’efficacia del ciclo di disinfezione non si stabilisce intervento per intervento: è validata una volta, in laboratorio, secondo l’Appendice E della UNI EN ISO 14698-1:2004 — riduzione della carica batterica di almeno 10⁵ e di muffe e lieviti di almeno 10⁴. È il metodo a essere validato, e ogni intervento lo esegue a parametri registrati nella scheda di lotto.
Su richiesta è possibile aggiungere l’analisi microbiologica PRE e POST presso un laboratorio accreditato ACCREDIA, che documenta l’esito del singolo intervento. Non è uno step standard, e in questo caso non è stata eseguita.
Tre settimane prima dell’audit BRC, il responsabile qualità aveva in mano:
Totale: una cartella digitale con 5 documenti, strutturati per coprire le voci HVAC degli audit BRC.
Esito: nessun rilievo sulla manutenzione HVAC per la prima volta in quattro anni.
L’auditor ha esaminato il fascicolo e ha chiuso il punto HVAC in dodici minuti, senza domande aggiuntive.
Feedback del responsabile qualità (parafrasato, identità protetta):
“Prima passavo tre giorni a cercare documentazione che non trovavo. Quest’anno ho aperto una cartella e ho risposto a tutto in un quarto d’ora. Non sapevo che fosse possibile avere questa documentazione — avevo sempre pensato che i diffusori si lavassero e basta.”
1. Il rilievo ricorrente indica un difetto di processo. Tre anni sullo stesso punto significano che il sistema di manutenzione HVAC non era progettato per produrre la documentazione richiesta. Il punto decisivo è la gestione del fornitore, prima ancora della risposta all’auditor.
2. La transizione dalla lavanderia al lavaggio validato non richiede mesi. In questo caso, dal sopralluogo al fascicolo completo sono passate 4 settimane. La documentazione pregressa (o la sua assenza) non è un ostacolo: si riparte dal punto in cui si è.
3. Il costo del lavaggio validato si misura anche in tempo liberato. 2-3 giorni di ricerca documentale prima di ogni audit, moltiplicati per gli anni di rilievi, sono un costo reale che non appare in nessuna voce di bilancio ma che qualcuno paga ogni anno.
Se gestisci un impianto con diffusori tessili in settore alimentare e hai rilievi ricorrenti sulla documentazione HVAC, o semplicemente non hai ancora la documentazione e vuoi arrivarci prima che la chieda l’auditor, possiamo aiutarti.
Il percorso inizia con un sopralluogo tecnico gratuito: rilevamento, gap analysis documentale e piano d’intervento. Senza impegno.
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